Nie zapisany pomysł nie istnieje!

18 02 2014
Podczas jednej z rozmów z prezesem dużej firmy produkcyjnej powiedział mi tak:

Zanim ktokolwiek przyjdzie do mnie z pomysłem musi go najpierw zapisać na naszym profilu w hitdea.”

Zapytałem go dlaczego, a on odpowiedział tak: “Jeżeli ktoś przychodzi do mnie z pomysłem mogę mu powiedzieć, że jest on bezsensu. Moja odpowiedź nie musi być spowodowana moją złą oceną pomysłu, ale wynikać np. z kłopotów rodzinnych. Czasami zdarza się, że w obecnych okolicznościach pomysł jest faktycznie bezsensu, gdyż np. prawo zakazuje jakiegoś działania. Natomiast okoliczności zewnętrzne mają czasem to do siebie, że się zmieniają, tak jak mój nastrój dlatego warto, żebym miał miejsce do którego mogę zajrzeć, jeżeli chcę szukać ciekawych pomysłów. W przypadku gdyby pomysł nie był nigdzie zapisany, a spotkałby się z moją negatywną reakcją po prostu by przepadł, a na to nie możemy sobie pozwolić.“Odnosząc się do słów mojego przyjaciela trzeba powiedzieć, że ma sporo racji. Wszystkie pomysły, które generujemy powinny zostać zapisane. Dlaczego w chwili obecnej z wielką szczegółowością jesteśmy w stanie opisać historie Grecji i cesarstwa Rzymskiego, a trudniej przychodzi nam określenie dziejów Wandalów? Grecy i Rzymianie byli bardzo skrupulatni w zapisywaniu każdego możliwego zjawiska. Przez to ich historie nie zostały zapomniane. Z drugiej strony historia Plemienia Wandalów, którzy przyczynili się do upadku Rzymu mogła równie dobrze odnosić się do dawnych dziejów, lecz przez fakt przekazywania sobie wszystkiego w sposób ustny? wiele z tych dziejów pozostało zapomnianych.

Zapisywać jednak też trzeba potrafić.

Zapisywać pomysły można w różny sposób. Niegdyś bardzo powszechnym było wykorzystanie swojego zeszyciku/notatnika/kalendarza. W przypadku kalendarza problem pojawiał się po nowym roku. Były 2 opcje: albo przepisujemy, albo używamy 2 kalendarzy. Wszystkie te formy mają bardzo pozytywny wspólny mianownik - pomysły są zapisane. Wszelkie pomysły są w naszym prywatnym skarbcu, gdzie nikt nie ma dostępu. Metoda ta zaczyna być kłopotliwa w przypadku konieczności dzielenia się pomysłami z innymi. Nie damy przecież naszego zeszytu obcym, ani nie będziemy z niego wyrywali kartek.

Kolejnym podejściem jest praca grupowa i notowanie pomysłów na kartkach flipchartowych lub na tablicy. Metoda pomocna w pracy zespołowej tu i teraz.Wszystkie pomysły się pojawiają, są przedstawione w sposób przejrzysty. Wąskim gardłem tej metody jest dostęp do tablicy ograniczony zazwyczaj do jednej osoby (przy wielu osobach zacznie się robić bałagan). Nasze kreatywne myślenie jest limitowane przez szybkość pisania prowadzącego tę burze mózgów. Kolejnym problemem jest papierowa wersja tej metody. Oczywiście można wykorzystać tablicę interaktywną, lecz jest ona bardo droga i mało mobilna. Kłopotliwym jest również archiwizowanie pomysłów. Zdjęcie/przepisywanie do komputera to możliwe rozwiązania.

Jedną z najlepszych metod jest wg mnie burza mózgów prowadzona z wykorzystaniem karteczek samoprzylepnych. Każda osoba ma swój bloczek i każdy pomysł, który jej przyjdzie do głowy może być zapisany na takiej karteczce. Metoda o tyle skuteczna, że każda osoba może aktywnie uczestniczyć w całym procesie. Sporym problemem może się okazać jednak estetyka pisania poszczególnych uczestników burzy mózgów. Wykorzystanie karteczek samoprzylepnych daje też inną przewagę nad poprzednią metodą. Karteczki można dowoli ustawiać, przestawiać, organizować. Są one osobnymi elementami, dzięki którym łatwo jest budować różnorodne połączenia.

Dwie wspomniane wcześniej metody mają znaczącą zaletę, tj. ludzie wymieniają pomysły między sobą. Można w szybkim tempie rozwijać rozwiązania proponowane przez kogoś i inspirować się tworząc nowe pomysły. Dodatkowo wprowadzenie pewnej anonimowości w ten proces sprawia, że podczas naszych sądów jesteśmy bardziej obiektywni. Wadą może być fakt ?oddawania za darmo? swoich pomysłów. Po takim procesie ciężko jest udowodnić ?prawa własności do pomysłu?. Może to powodować zamknięcie się niektórych osób na współpracę. Szczególnie dotyczy to bardzo innowacyjnych pomysłów. Kartki można podpisać, ale traci się obiektywizm w ocenie.

Metoda, która pomaga w kojarzeniu osoby i pomysłu to popularna w niektórych przedsiębiorstwach skrzynka z pomysłami. Jest to na pewno krok w dobrą stronę, bo dajemy pracownikom miejsce, gdzie pomysły mają być organizowane, jednak dużą wadą jest to, że do momentu otwarcia skrzynki nie mamy wglądu w pomysły. Nie istnieje przez to proces dzielenia się pomysłami i nie ma pola dla osób mających predyspozycje racjonalizatorskie (tj. osoby, które lepiej się czują rozwijając pomysły innych). Generalnie metoda wspiera kreatywne jednostki. Można wprowadzić pewne zasady-motywatory do tworzenia wspólnych projektów. Co istotne przy określeniu pewnych ram czasowych nie mamy wglądu do pomysłów w czasie, w którym moglibyśmy już wdrożyć dane rozwiązanie.

Jako, że żyjemy w XXI wieku trzeba korzystać też z osiągnięć technologicznych, a w szczególności z Internetu. Pomysły można zapisywać w formie elektroniczne. Istnieją różnorodne narzędzia od forów po dedykowane aplikacje internetowe lub desktopowe.

Maile - najgorsze rozwiązanie do dzielenia się pomysłami. Mail służy do wielu rzeczy i wprowadzone do niego pomysły zgubią się w gąszczu informacji.

Fora internetowe - dużo lepsze rozwiązanie, ważne jednak aby wprowadzić odpowiednie zasady, gdyż w wielu przypadkach posty tam zamieszczane są głównie dyskusjami na pierwsze poddane pod rozwagę pomysły. Istnieją pewne narzędzia pomagające w procesie decyzyjnym, lecz są one dostosowane do ograniczonej liczby pomysłów.

Google.docs - tworzymy kartkę na pomysły i zapraszamy do tego dokumentu kogo chcemy. Rozwiązanie bardzo proste, ale również mocno ograniczone. Oczywiście osoby kreatywne mogą z tego narzędzia zrobić naprawdę wspaniałe rozwiązanie. Problem jest tylko taki, że trzeba nauczyć ludzi wymyślonych przez siebie zasad, a co gorsza stworzyć metody, które pomogą w weryfikowaniu ich przestrzegania.

Programy typu project managment/ERP - posiadają one zazwyczaj pewnego rodzaju tablicę, na którą można wpisywać pomysły. Chwała za to, że tego typu możliwość istnieje lecz programy te w swoim zamyśle zostały zaprojektowane do czegoś zupełnie innego. Programy te są stworzone po to, aby wymyślone pomysły wdrożyć w życie i zarządzać procesami w firmie.

Programy do zarządzania pomysłami - jest ich trochę. Każdy z nich ma trochę inne podejście. Są takie, które skupiają się na pojedynczych narzędziach (mapy myśli, burze mózgów). Jest kilka rozwiązań, które integrują w sobie kilka technik kreatywnych. Wg mnie brak im jednak globalnego podejścia do zarządzania pomysłami. Podejścia, które pomogłoby zarządzać pomysłami od problemu, przez tworzenie, rozwijanie, udoskonalanie rozwiązań, poprzez proces decyzyjny (subiektywny, obiektywny) kończąc na możliwości wdrożenia rozwiązania w życie.

Takim globalnym podejściem charakteryzuje się (papierowa) metodologia CPS 6.1. Jest to zbiór technik kreatywnych, które można dowolnie wykorzystywać w zależności od wymagań problemu i efektywności poprzednich procesów. Są to takie techniki jak: burza mózgów, lista atrybutów, SCAMPER, dopasowywanie na siłę, Hits and hot spots, PCA, Macierz kryteriów itp.

hitdea.jpgZe względu na fakt, że ta metodologia jest bliska mojemu sercu oraz z racji wejścia w XXI wiek chciałem stworzyć narzędzie skupiające znane mi techniki kreatywne. Stąd pomysł stworzenia hitdea, tj. aplikacji internetowej, która pomaga w zarządzaniu pomysłami w sposób globalny. Nasze podejście miało na celu uchwycenie pomysłu jako samodzielnego bytu (karteczka samoprzylepna). Stworzyliśmy przestrzeń, gdzie te pomysły są zabezpieczone i gromadzone, przypisywane do odpowiednich projektów/tablic. Przez wykorzystanie całego spektrum narzędzi systemu CPS 6.1 użytkownicy mogą szybko i efektywnie rozwiązywać problemy. Wprowadziliśmy to rozwiązanie w formie aplikacji internetowej stąd mamy możliwość uczestniczenia w sesjach kreatywnych gdziekolwiek jesteśmy i cokolwiek robimy. Nie można dać się zaskoczyć naszej kreatywności. Uchwycenie pomysłu jako izolowanego elementu daje nam możliwość zachowania własności pomysłu przy jednoczesnym obiektywiźmie oceny.
Konkludując - wszystkie pomysły warto zapisywać! Nieważne jakiego narzędzia użyjemy do tego i tak robimy krok w dobrym kierunku. Jeżeli chcemy aby nasz proces był efektywny proponuje przeanalizować wszystkie za i przeciw dla poszczególnych rozwiązań.