Kim jest Facylitator?

12 02 2014
 facilitator-toolkit.jpg

Miałem kiedyś możliwość zainicjowania realizacji pewnego projektu finansowanego ze środków UE na stworzenie 2 nowych usług świadczonych przez 2 Instytucje Otoczenia Biznesu. W ramach projektu mieliśmy wdrożyć usługę polegającą na badaniu klimatu organizacyjnego jak również wprowadzić usługę związaną z prowadzeniem sesji facylitacyjnej.

Moim celem było podniesienie świadomości firm o istnieniu specjalistów zajmujących się zawodowo facylitacją. Zwiększenie wiedzy beneficjentów o tym jak pomocny jest ich udział w procesie generowania pomysłów i procesie wyboru najlepszych rozwiązań. W zależności od potrzeb i oczekiwań facylitator powinien wspierać grupę w dążeniu do założonego celu.

Niestety z pewnych przyczyn, leżących poza mną, nie miałem możliwości bycia tak zaangażowanym w ten projekt jakbym chciał. Niestety projekt poszedł w bardzo dziwne i nieefektywne obszary, a szkoda bo miał obiecujący potencjał. Jedną z usług, którą przeforsowałem w ramach tego projektu był audyt innowacyjności, drugą sesja facylitacyjna. Jako, że projekt realizowany był ze środków publicznych stawałem w przetargach na poszczególne usługi. Niestety nie udało mi się wygrać w ramach usługi wykonania metodologii audytu, natomiast wraz ze wspólnikiem realizowaliśmy usługę audytów dla ponad 50 firm z terenu całej Polski. Realizacja była uciążliwa (przez w mojej ocenie błędnie przygotowaną metodologię) ale udało się nam zauważyć kilka ciekawych zjawisk w firmach i daliśmy sporo wartościowych sugestii. Nie chcę tutaj jednak zagłębiać się i komentować zaistniałej sytuacji. Historię tę opowiedziałem, gdyż w trakcie rozmów z osobami, które przygotowywaliśmy do samodzielnego prowadzenia audytów padało hasło? “Drugi etap to będzie jakaś Facylitacja - kto w ogóle wymyślił takie słowo i co to takiego?“. Przyznałem się bez bicia.Jakiś czas później podczas rozmów z kierownikiem i menagerem projektu padło stwierdzenie: “Właśnie przygotowujemy dokumentacje przetargową na wykonanie metodologii sesji facylitacyjnej o co tak właściwie tobie chodziło w tym pojęciu?” Zaśmiałem się w duchu i wytłumaczyłem jak powinna wyglądać sesja, czego powinna dotyczyć, kim jest i jakie zadania ma pełnić facylitator. Jak się później dowiedziałem stworzona metodologia w żaden sposób nie nawiązywała do koncepcji sesji facylitacyjnej.

Czym zatem jest sesja facylitacyjna i kim jest facylitator?

Sesja facylitacyjna jest to pewnego rodzaju moderowane spotkanie mające na celu rozwiązanie określonych problemów. Niektórzy mogą to nazywać również sesją kreatywną. W trakcie takiego spotkania potrzebne są 3 strony:

Zespół - osoby, które będą generowały pomysły, podejmowały decyzję, dążyły do rozwiązania problemu;

Sponsor - osoba, która jest właścicielem problemu, szuka jego rozwiązania i ma możliwość wdrożenia rozwiązań wygenerowanych przez zespół;

Facilitator - osoba, której zadaniem jest zarządzanie dynamiką procesu kreatywnego rozwiązywania problemów w zespole, dostarczaniem odpowiednich narzędzi, których celem będzie osiągnięcie zamierzonego przez sponsora celu, jak i ścisła współpraca ze sponsorem pozwalająca na dobór odpowiednich technik.

W czasie sesji facylitacyjnej nie uczymy się posługiwania narzędziami - my je po prostu wykorzystujemy do pracy.

Krótka definicja facylitatora zaciągnięta u źródła:

Facylitator to lider, który wyciąga na wierzch, wzmacnia przez co wspomaga kreatywną naukę, rozwój i rozwiązywanie problemów przez osoby, z którymi pracuje. Osoba ułatwiająca kreatywne zachowanie, świadoma procesu. Facylitator zaczyna najpierw od zrozumienia siebie samego, a następnie jest zdolna do pomagania innym i wzmacniania ich wkładu. (Parnes)

Pełniąc rolę facylitatora powinniście dbać o:

Ludzi - musicie być świadomi, że każdy ma niezwykły kreatywny potencjał, różnorodne talenty i pasje. To oni będą podejmować decyzje. Musicie w nich wierzyć i dać możliwość poznania się i wykazania się.

Miejsce - musicie stworzyć odpowiednie środowisko pracy, które będzie sprzyjało generowaniu odpowiednich pomysłów.

Proces - uczenie odpowiednich narzędzi jest w stanie rozwinąć umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

Rezultat - wszyscy muszą wierzyć, że rezultaty wynagrodzą wam wysiłek, który włożycie w pracę nad rozwiązaniem waszego problemu.

Facylitator prowadzi zespół wykorzystując 5 podstawowych działań:

1. Stawia wyzwania polegające na poszukiwaniu nowych sposobów zrobienia czegoś. Pomagają zidentyfikować potrzeby do przeprowadzenia zmian.

2. Inspiruje do tworzenia wspólnej wizji przez nakreślenie wspólnego i uzgodnionego spojrzenia na przyszłość. Wizję tworzy poprzez odpowiednie zrozumienie wyzwań i możliwości związanych z przyszłością i poszukiwania zgody co do kierunku i priorytetów zespołu.

3. Angażuje innych do działania przez tworzenie atmosfery, która wspiera różne punkty widzenia, zachęca do współpracy, zaufania, podejmowania ryzyka.

4. Daje przykład jak jasno określać elementy, które są istotne oraz efektywnie wykorzystywać czas na ich realizację. Pokazuje metody, narzędzia używa języka, który usuwa bariery w produktywności grupy i pomagają we wprowadzeniu pomysłów w życie.

5. Buduje ducha przez pomoc w identyfikowaniu i nagradzanie osiągnięć zespołu. Robi to w taki sposób, aby zwiększyć wydajność zespołu i pobudzać ich zaangażowanie podczas następnych spotkań.

Facylitator nie musi być osobą, która jest ekspertem w dziedzinie, której dotyczy problem. To jest zadanie Sponsora. Paradoksalnie zbytnia specjalizacja facylitatora może odwrócić jego uwagę od procesu i przenieść na tworzenie rozwiązań. Moderując takie spotkanie musimy pamiętać, aby być aż do przesady obiektywnym.

Co istotne rola facylitatora nie jest ograniczona tylko do poprowadzenia samego spotkania. Nie raz przygotowania całego procesu, pomoc w doborze ludzi i metod, określanie wspólnie z Sponsorem celu takiej sesji zajmuje znacznie więcej czasu. Każdy proces należy również podsumować oraz zebrać w jedną spójną całość wszelkie wygenerowane pomysły.

Facylitacja na odległość?

Pierwsza i najważniejsza zasada to taka, że proces facylitacji najlepiej prowadzić w trakcie bezpośredniego spotkania. Jednak wg mnie sesja nie powinna zakończyć się w momencie zamknięcia salki szkoleniowej/konferencyjnej. Trzeba wiedzieć, że nie mamy 100% gwarancji, że osoby przychodzące na taką sesję będą w szczycie swoich możliwości kreatywnych (z różnych przyczyn). Często najlepsze pomysły przychodzą nam do głowy już po zakończeniu takiego spotkania. Jest to jeden z czynników, które można wziąć pod uwagę i zdecydować się na zdalny proces. Kolejnym jest koszt. Zebranie kilku ludzi w jednym czasie w jednym miejscu jest po prostu drogie, szczególnie przy korzystaniu z eksperta zewnętrznego.

W wielu przypadkach facylitacja na odległość jest możliwa, efektywna i tańsza. Trzeba znaleźć odpowiednie narzędzie (np. hitdea), które da wiele różnorodnych możliwości. Plusem takiego podejścia jest mniejszy nakład żmudnej pracy związanej z przepisywaniem wytworzonych w trakcie sesji pomysłów.
Podsumowując trzeba odpowiednio równoważyć prowadzenie internetowych sesji kreatywnych z bezpośrednimi spotkaniami, które w dużym stopniu budują faktyczne relacje międzyludzkie. Jednak nawet bezpośrednie spotkania i wytworzone w ich trakcie pomysły powinny ?wylądować? zapisane w jednym miejscu. Tak aby proces zarządzania pomysłami w całej firmie był spójny i przejrzysty.